La gestion des ressources humaines est un pilier de la performance et de la pérennité d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Recrutement, formation, fidélisation des talents ou encore amélioration des compétences : autant de pistes qui nécessitent une approche structurée et bien pensée. Comme le souligne
Nice Premium dans son article "Comment bien gérer vos ressources humaines ?", il ne s’agit pas seulement d’administrer le personnel, mais de créer un environnement de travail propice à l’engagement et à l’efficacité.
Le cadre légal des congés maladie en France
Le cadre juridique encadrant les congés maladie en France repose sur un ensemble de règles issues du Code du travail, du Code de la Sécurité sociale et des conventions collectives. Les services RH doivent maîtriser ces dispositions pour assurer une gestion conforme et sécurisée des arrêts maladie.
L’un des principes fondamentaux est la protection de l’emploi : pendant un arrêt maladie, le contrat de travail est suspendu, mais non rompu. Sauf cas exceptionnels prévus par la loi (faute grave, impossibilité de maintenir le contrat pour un motif étranger à la maladie, etc.), l’employeur ne peut pas licencier un salarié en raison de son état de santé.
Le maintien de salaire constitue un autre point important. Selon l’ancienneté du salarié et les dispositions légales ou conventionnelles applicables, l’employeur peut être tenu de compléter les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale. Les services RH doivent calculer ce
maintien de salaire de manière précise, en tenant compte des délais de carence, des plafonds et des durées maximales d’indemnisation.
Enfin, il est indispensable d’intégrer dans cette gestion les situations en lien avec les
maladies professionnelles, qui obéissent à des règles particulières, notamment en matière de reconnaissance par la CPAM, de prise en charge et d’indemnisation renforcée. Les conditions de reprise, les visites médicales obligatoires et les éventuels aménagements de poste doivent également être anticipés.
Une veille juridique régulière permet de suivre les évolutions législatives et jurisprudentielles, afin de sécuriser la gestion des arrêts maladie et de prévenir tout risque de litige.
Les procédures de gestion des arrêts maladie par les RH
La gestion administrative des arrêts maladie est une part importante du travail des services RH. Des procédures claires et rigoureuses doivent être établies pour traiter chaque étape, depuis la réception de l’arrêt de travail jusqu’au retour du salarié dans l’entreprise.
La réception et le traitement des certificats médicaux
Lorsqu’un salarié est en arrêt maladie, il doit transmettre un certificat médical à son employeur dans un délai de 48 heures. Le service RH est chargé de réceptionner ce document et d’en vérifier la conformité, en s’assurant notamment que les dates d’arrêt sont correctes, que la nature de l’arrêt est précisée (maladie, accident du travail, maladie professionnelle) et que toutes les mentions obligatoires sont présentes. Une fois le certificat validé, il est enregistré dans le dossier du salarié et les systèmes d’information de l’entreprise sont mis à jour. Cette étape est indispensable pour assurer un suivi des absences et préparer les éléments nécessaires à la paie.
Le calcul des indemnités journalières de Sécurité sociale
Le service RH joue un rôle central dans l’établissement et la transmission de l’attestation de salaire à la CPAM, afin que celle-ci puisse calculer le montant des indemnités journalières (IJ). Ce document doit être envoyé rapidement pour éviter tout retard de paiement. Les RH doivent parfaitement maîtriser les règles de calcul des IJ, qui diffèrent selon la nature de l’arrêt — maladie simple, accident du travail, maladie professionnelle — et selon le statut du salarié, qu’il soit à temps plein, à temps partiel ou en contrat court. Une erreur à cette étape peut avoir un impact financier direct, aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.
La gestion du maintien de salaire selon la convention collective
Au-delà des indemnités versées par la Sécurité sociale, de nombreuses conventions collectives imposent un maintien de salaire par l’employeur. Le service RH doit alors déterminer si le salarié y a droit et calculer le complément à verser, en tenant compte de son ancienneté, de la durée de l’arrêt et de son salaire de référence. Ce calcul doit respecter à la fois les dispositions conventionnelles et les minima légaux en vigueur.
Accompagnement du salarié en arrêt maladie
Au-delà de la gestion administrative, le service RH joue un rôle important dans l’accompagnement humain du salarié en arrêt maladie. Cette dimension relationnelle contribue à préserver le lien avec l’entreprise et à préparer une reprise dans les meilleures conditions.
La communication pendant l’absence
Maintenir un contact régulier avec le salarié absent est important, mais doit se faire dans le respect de son droit au repos. Un protocole de communication clair peut être mis en place, par exemple en convenant à l’avance de moments pour échanger par téléphone ou en envoyant ponctuellement des informations sur la vie de l’entreprise. Cette démarche doit être menée avec tact et bienveillance, afin de rappeler au salarié qu’il reste un membre à part entière de l’équipe, en évitant toute pression implicite pour un retour anticipé.
La préparation et l'organisation du retour
Anticiper la reprise du salarié fait partie des missions clés des ressources humaines. Cela peut impliquer de préparer l’équipe à son retour, de solliciter une visite de pré-reprise auprès de la médecine du travail et de planifier un entretien individuel dès son retour effectif. Cet échange permet de faire le point sur son état de santé, d’écouter ses éventuelles appréhensions et d’identifier les besoins pour assurer une reprise sereine. C’est également l’occasion de l’informer des évolutions intervenues dans l’entreprise pendant son absence.
L'adaptation du poste si nécessaire
Dans certains cas, le retour du salarié nécessite des ajustements au niveau du poste ou des conditions de travail. Les RH travaillent alors en coordination avec la médecine du travail et le manager afin de mettre en place des solutions adaptées, qu’il s’agisse d’un aménagement ergonomique, d’horaires aménagés ou d’une organisation mixte avec du télétravail. Ces dispositions doivent être formalisées et suivies dans le temps afin de garantir leur efficacité et de permettre au salarié de retrouver durablement sa place dans l’entreprise.
La prévention de l'absentéisme et la gestion des arrêts répétés
La prévention de l’absentéisme est un vrai enjeu pour les entreprises, et les services RH en sont les acteurs principaux. Une démarche proactive permet de réduire la fréquence des arrêts maladie et de mieux gérer les situations d’absences répétées.
En collaboration avec les services de santé au travail, les RH peuvent mettre en place des actions ciblées de prévention des risques professionnels. Cela passe notamment par des formations à la sécurité, des campagnes de sensibilisation aux maladies professionnelles ou encore des programmes de bien-être au travail. Ces initiatives contribuent à limiter l’apparition de pathologies en lien avec l’activité professionnelle et à favoriser un environnement de travail plus sain.
Lorsqu’un salarié présente des arrêts fréquents, une analyse s’impose. Les RH peuvent s’appuyer sur des outils statistiques pour détecter d’éventuelles tendances et facteurs de risque, puis organiser des entretiens individuels afin d’identifier les causes réelles des absences et d’envisager des options adaptées.
La prévention de l’absentéisme ne se réduit pas à une simple gestion administrative des arrêts : elle s’inscrit dans une réflexion globale sur la qualité de vie au travail et l’engagement des salariés. Les entreprises les plus avancées mettent en œuvre des politiques de souplesse et de conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, afin de réduire le stress et de renforcer la motivation.
La collaboration avec la médecine du travail
La coopération entre le service RH et la médecine du travail est un des piliers d’une gestion efficace des congés maladie. Elle permet d’assurer un suivi médical adapté et de faciliter le retour à l’emploi dans les meilleures conditions, en garantissant la conformité avec les obligations légales.
Les visites de pré-reprise
Les visites de pré-reprise, prévues par le Code du travail (articles R.4624-29 et suivants), sont particulièrement utiles pour anticiper le retour d’un salarié après un arrêt d’au moins 30 jours, qu’il soit en lien avec une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle. Le rôle des RH est d’informer le salarié de cette possibilité et d’en faciliter l’organisation auprès du médecin du travail.
Lors de cette visite, le médecin évalue l’état de santé du salarié, identifie les aménagements nécessaires et peut proposer une reprise progressive. Les RH assurent la liaison entre le médecin, le salarié et le manager afin de mettre en œuvre ces recommandations de manière opérationnelle.
L'adaptation du poste sur recommandation médicale
Si le médecin du travail préconise des adaptations, les RH doivent coordonner leur mise en place. Cela peut concerner l’ergonomie du poste, des ajustements d’horaires, une modification temporaire des missions ou, dans certains cas, un reclassement. Cette étape exige une collaboration étroite avec les managers et, si besoin, les services techniques de l’entreprise. Les RH doivent veiller à ce que les aménagements soient à la fois conformes aux préconisations médicales et compatibles avec le fonctionnement interne.
La gestion des restrictions d’aptitude
Lorsqu’un salarié est déclaré apte avec restrictions, les RH doivent trouver un équilibre entre la protection de sa santé et les besoins opérationnels de l’entreprise. Cela peut passer par une réorganisation des tâches, une affectation temporaire sur un autre poste, ou encore une formation pour développer de nouvelles compétences adaptées à ses capacités. Un suivi régulier est indispensable pour vérifier que ces mesures restent pertinentes dans le temps.
Les aspects RH des arrêts maladie de longue durée
Les arrêts maladie de longue durée exigent une gestion sur les plans administratif et humain. Les RH doivent trouver un équilibre entre le respect des droits du salarié, la préservation de son emploi et les impératifs organisationnels de l’entreprise.
Il faut réussir à maintenir le lien avec le salarié pendant son absence prolongée. Un protocole de communication adapté peut être mis en place, en respectant bien entendu son droit à la déconnexion et au repos. Des points réguliers, convenus à l’avance, permettent de l’informer sur les évolutions de l’entreprise et de préparer progressivement son retour.
La gestion de carrière du salarié est également un aspect à ne pas négliger. Les RH doivent s’assurer que l’absence ne pénalise pas de manière injuste son évolution professionnelle ou sa rémunération. Cela peut impliquer une adaptation des processus d’évaluation, de promotion ou de formation.
Le licenciement pour inaptitude
Dans certaines situations, un arrêt longue durée peut aboutir à une déclaration d’inaptitude par le médecin du travail. Les RH doivent alors engager la procédure de licenciement pour inaptitude, qui exige une grande rigueur juridique. Les étapes légales incluent la recherche sérieuse et documentée d’un reclassement, la consultation des représentants du personnel, l’entretien préalable et la notification formelle par courrier recommandé.
La lettre de licenciement doit préciser les motifs et retracer les démarches effectuées, conformément au Code du travail. Ce moment délicat demande également un accompagnement humain, afin de préserver la dignité du salarié et de l’aider dans ses démarches futures, qu’il s’agisse de formation, de reconversion ou de recherche d’emploi.
Une approche globale et humaine
La gestion des arrêts maladie de longue durée combine expertise juridique, sensibilité humaine et vision stratégique des ressources humaines. Elle mobilise la collaboration entre les RH, les managers, la médecine du travail et, le cas échéant, les représentants du personnel.
Les professionnels doivent rester attentifs aux évolutions réglementaires et aux bonnes pratiques, en développant également leur intelligence émotionnelle.
Une gestion proactive et humaine des congés maladie permet de réduire l’absentéisme et de renforcer l’engagement des équipes et de valoriser l’image de l’entreprise comme employeur responsable. L’alliance de la prévention, de l’accompagnement personnalisé et d’une réinsertion adaptée constitue ainsi un levier durable de performance sociale et économique.
