Comment utiliser la signature électronique dans les RH ?

La signature électronique

Dans un monde où tout se numérise, les entreprises sont dans l’obligation de se mettre à la page. Intégration des nouveaux candidats, gestion interne des collaborateurs, organisation et productivité… Les responsables des ressources humaines ont souvent énormément de travail et ne disposent parfois que de peu d’outils pour les aider à accomplir leur mission.

La dématérialisation du document en entreprise est donc une étape essentielle à franchir si l’on souhaite gagner en efficacité sur la durée. Pourtant, le pôle RH est souvent le plus difficile à numériser. Avec l’accumulation des contrats de travail, les documents de gestion interne, l’organisation des bulletins de paie et toute autre organisation des fichiers importants, le service des ressources humaines perd beaucoup de temps et d’énergie.
Mais avec la valeur légale de la signature électronique, l’accumulation du document papier est désormais révolue ! C’est une solution de taille pour toutes les entreprises du secteur privé comme public.

C’est en adoptant la dématérialisation avec un logiciel de signature électronique que les entreprises peuvent désormais s’adapter et adopter la numérisation.

Comment utiliser un service de signature électronique dans les ressources humaines ? Découvrez dans quel cadre il est possible de se servir de la dématérialisation pour gagner du temps et de l’énergie durant vos journées de travail.

Utiliser la signature électronique dans le cadre d’une embauche

L’adoption de la signature électronique est, en premier lieu, très utile pour gérer l’arrivée de nouveaux talents dans les entreprises. Si l’on devait auparavant réaliser des allers-retours fastidieux pour faire signer les contrats de travail, les clauses de confidentialité ou le règlement intérieur, on gagne désormais du temps avec la signature électronique.

Plus besoin de faire déplacer les nouvelles recrues pour qu’elles signent leur contrat de travail. La simple signature digitale a aujourd’hui autant de valeur légale qu’une signature manuscrite. Vous pouvez donc faciliter l’embauche en adoptant un logiciel de signature électronique certifié.

Gagner en productivité grâce à la signature digitale

Au-delà de la gestion des embauches, les ressources humaines doivent absolument maintenir un taux de productivité élevé tout au long de l’année pour gérer les salariés déjà en poste. Un responsable des ressources humaines doit donc s’assurer que chaque document numérique est à jour. Il devra veiller à ce que chaque salarié soit à jour avec son contrat de travail et les avenants qui peuvent survenir tout au long de son parcours professionnel. De même, c’est au service des ressources humaines qu’il revient de vérifier que chaque employé a pris connaissance des règlements intérieurs relatifs à son entreprise et a signé. Si ces documents internes sont amenés à être modifiés, chaque salarié doit alors y apposer une nouvelle signature.

Par ailleurs, il est très courant qu’un employé ait besoin, au cours de son exercice, de diverses attestations de travail ou de salaires, qui lui seront utiles pour ses démarches personnelles. Dans ce cas, les RH doivent être en mesure de répondre favorablement à leurs demandes en transmettant des documents signés et datés rapidement. Toutes ces tâches nécessitent de longues heures de travail, et trouver du temps pour réaliser ces services est parfois difficile. Entre votre planning et celui des équipes, la disponibilité n’est pas toujours au rendez-vous. Mais grâce à la signature électronique et la mise en place d’un document numérique, vous n’avez plus besoin de perdre du temps avec ces démarches administratives fastidieuses. Avec la dématérialisation, un simple envoi de mail et une signature électronique conforme garantissent l’engagement de la personne et sa prise de connaissance du document.

En tant que responsable des ressources humaines, vous gagnez donc un temps considérable en automatisant les processus de signature, et vous pouvez vous libérer pour des tâches bien plus enrichissantes, comme la gestion véritablement humaine des collaborateurs.

Adopter une démarche écologique dans votre entreprise

La politique du « zéro papier » est de plus en plus présente dans les entreprises. Il est désormais essentiel d’adopter la numérisation pour suivre ce courant écologique majeur. Le passage à la signature électronique représente donc une solution rapide pour moderniser les processus RH. Plus qu’un gain de temps, le document numérique et la dématérialisation de l’administratif donnent aussi une possibilité claire de dépenser moins d’argent.

En arrêtant d’imprimer et d’envoyer tous les jours des documents en version papier, les entreprises réalisent des économies importantes. La signature digitale ne présente que des avantages pour les services des ressources humaines : gain de temps, meilleure gestion des employés, meilleure productivité et économies tout en étant écoresponsables. Tout cela représente des arguments de taille pour les entreprises françaises dans la modernisation et la dématérialisation de leurs organisations RH.

Assurer avec sérénité le départ d’un salarié avec la signature électronique

Enfin, le service de signature digitale est un atout majeur dans la gestion des départs dans une entreprise. En effet, le responsable des ressources humaines perd souvent du temps lorsqu’il faut organiser le départ d’un salarié. Entre la rupture du contrat de travail et l’édition puis la signature du solde tout compte, les services RH ont parfois du mal à trouver du temps pour obtenir les signatures nécessaires à la mise en place d’une rupture de contrat en toute légalité.

La signature électronique intervient alors comme une solution efficace pour fluidifier les démarches. En utilisant un document numérique et signé électroniquement, vous facilitez le processus administratif du salarié en fin de contrat, qui n’a plus à se déplacer à plusieurs reprises pour mettre un terme à son contrat de travail.